Как работает программный комитет?
или "Почему стоит подавать заявки раньше"
Внимание! Много букв.
В предверии старта кампании по сбору заявок на Teamlead Conf 2022 в Москве (https://teamleadconf.ru/moscow/2022 подать заявку и купить билет уже можно, а деталей ещё нельзя????) поделюсь с вами схемой, по которой мы отбираем доклады.

Итак. Мы начинаем принимать заявки на следующую конференцию ещё до проведения текущей. С одной стороны это выглядит странно, т.к. среди новых заявок могут быть очень интересные и потенциальные кандидаты в текущую программу, но нет. Поезд, как говорится, ушёл.

Повестку конференции мы публикуем на tlconf.info. Там даты, темы, вся важная информация. Сейчас там всё актуально.

Программа формируется примерно за три месяца до конференции, чтобы слушатели успели проникнуться, подобрать для себя интересные доклады, поискать единомышленников и т.д. Другими словами, между началом приёмной кампании и формированием программы проходит несколько месяцев.

Что происходит внутри этих месяцев. Как только у нас набирается 15-20 заявок, программный комитет приступает к отбору докладов "первой волны". Обычно мы отбираем 5-6 интересных заявок, общаемся с спикерами и делаем выводы. Чаще всего на этом этапе в программу попадает 2-3 доклада, что соответствует конкурсу 6-7 заявок на слот, НО, если на этом этапе мы видим перспективную тему, которая по каким-то причинам не очень оформлена, или спикер ещё до конца определился с содержимым, у нас есть уйма времени, чтобы доработать заявку. Это шорт-лист. В него попадают и почти всегда выходят в программу. Т.е. на самом деле конкурс оказывается ещё ниже. На уровне 3-4 заявок на слот.

В таком режиме мы живём примерно 2-3 месяца, принимая 2-3 доклада в пару недель. Т.е. где-то за месяц до окончания приёма заявок мы формируем примерно 30% программы при конкурсе около 3-4 заявок. А дальше начинается самое интересное.

Согласно принципу Парето 80% заявок мы получаем в последние 20% времени кампании. Т.е. это примерно 80-90 штук, которые нам нужно утрамбовать в 15 слотов, т.к. ещё 5-6 слотов мы оставляем для тех спикеров, которых мы приглашаем сами без конкурса. Да, у нас есть такая опция. Если спикер опытный и готов осветить тему, которая нам прям очень заходит - он идёт в программу, минуя конкурс. А ещё остались заявки с первых итераций, среди них могут быть интересные, доработанные и те, которые мы проглядели. Т.е. всего их может быть и 120. Т.е. на этом этапе конкурс может составлять уже 6-10 заявок на место. И это средние цифры. Последние доклады попадают в сетку путём очень сложных и длительных обсуждений.

Почему мы можем отклонить доклад?
  • Конкурс докладов был очень высок и на Вашу тему были поданы заявки, показавшиеся Программному комитету более релевантными;
  • Тема Вашего доклада не идеально вписывалась в тематику конференции;
  • Ваш доклад уже звучал где-то на других конференциях (само по себе это не страшно), при этом аудитории наших конференций сильно пересекаются;
  • От вашей компании несколько заявок, а мы стараемся предоставить трибуну как можно большему количеству участников из разных организаций.
  • У Вас несколько докладов, Программный комитет выбрал другой доклад;
  • Вы не отвечали на вопросы Программного комитета в автоматизированной системе подачи докладов.

Какие есть варианты у тех докладов, которые мы отклонили по тем или иным причинам:
  • У нас есть так называемые "запасные" доклады. Это те доклады, которые были ближе всего к попаданию в программу, но им немного не повезло. В случае, если в программе происходят изменения (спикер заболел, не смог приехать, отказался, появились возможности добавить ещё доклад и пр), то доклад встаёт в сетку. Если спикер соглашается стать "запасным", то он готовит доклад как обычно, и если повода встать в сетку не случается, то этот доклад без конкурса переносится на следудющую конференцию. Если вы до сюда дочитали, то становится понятно, что конкурс ещё больше становится.
  • Некоторые доклады мы предлагаем прочитать в виде вебинаров в поддержку конференции, и в знак благодарности мы дарим проходку на конференцию.
  • Некоторые интересные заявки мы можем попросить докрутить и перенести на следующую конференцию, чтобы они были рассмотрены в первую волну.
В среднем мы получаем 150-160 заявок на конференцию при среднем числе докладов около 30. Конечно же мы могли бы расширить повестку, добавить ещё потоки, но пока мы не спешим это делать, т.к. по нашему мнению это может снизить качество материала (затраты на подготовку одного доклада со стороны ПК часто измеряется многими часами, а они не всегда находятся????), сделать процесс выбора докладов для слушателей ещё более сложным, размоет внимание, а главное - не все площадки готовы предоставить соответствующиезалы.

Что я хотел этим сказать. Для того, чтобы увеличить шансы попасть в программу:
  • Подавайте доклады пораньше.
  • Перед подачей заявки ознакомьтесь с повесткой на tlconf.info.
  • Посмотрите темы прошлых выступлений. Они все есть на сайте конференции. Совсем повторы мы не любим.
  • Если вы сомневаетесь - найдите кого-то из программного комитета, посоветуйтесь с ним, например, меня @dumtest
Контакты

По любым вопросам, связанным с докладами, пишите:
Роман, руководитель Программного комитета
tg: @dumtest
email: roman@ivliev.info


Made on
Tilda